ALKUR Store’da alış faturası nasıl oluşturulur?
Cari ve Finans menüsündeki Tedarikçi Merkezi’ni açın ve Alış Faturası düğmesini seçin. Tedarikçiyi, tarihi ve kalemleri girdikten sonra Faturayı Cariye İşle ile kaydedin. Bu işlem faturayı onaylar; son toplam cari hesaba, ürüne bağladığınız kalemler de stoğa işlenir.
Başlamadan önce
Aktif bir tedarikçi kartınız olmalı. Listede bulamadığınız tedarikçiyi Yeni Cari ile ekleyin. Müşteri olarak kayıtlı olması, alış faturasında seçilebileceği anlamına gelmez; kartın tedarikçi rolü de bulunmalıdır. Bu ekran için cari ve fatura işlemlerine erişim yetkisi gerekir.
Faturada ürün seçmek zorunlu değildir. Ancak aldığınız malın stoğa girmesini istiyorsanız kaleminizi ürün kaydına bağlayın. Yalnız adını yazdığınız serbest kalem, aynı adlı bir ürün bulunsa bile kendiliğinden stok kaydı oluşturmaz.
Fatura bilgilerini doldurun
- Tedarikçi alanından işlem yapacağınız hesabı seçin. Cari kartının içinden geldiyseniz seçili hesabı kontrol edin.
- Fatura tarihi alanına belgenin tarihini yazın. Sistem fatura no boş kalabilir; numara otomatik oluşturulur.
- Gerekiyorsa Vade tarihi ve Not alanlarını doldurun. Tedarikçinin varsayılan vadesi varsa önerilen tarihi kontrol edin.
- Belgenizi Fatura ve ekler alanından seçin. Ek yüklemek, kalemleri otomatik okumaz; XML içe aktarma ayrı bir işlemdir.
Ürünleri ve tutarları girin
- Ürün veya kalem adı hücresine ürünün adını, barkodunu veya SKU bilgisini yazın. Stok bağlantısı için çıkan öneriden ürünü seçin.
- Miktar ve Birim fiyat alanlarını doldurun. Birim fiyat KDV hariçtir. Ürün seçimi satış fiyatını buraya taşımaz; alış fiyatını siz girersiniz.
- Yeni satırdaki KDV başlangıçta %0’dır. Ürün seçerseniz ürün kartındaki oran gelir. Belgedeki oranla karşılaştırın.
- Yüzde indirim varsa İskonto sütununa oranı yazın. Alanı boş bırakırsanız %0 kabul edilir.
- Satır Ekle veya Yeni Satır ile devam edin. Yanlış satırı çöp kutusu düğmesiyle kaldırın.
Enter bir alt hücreye, Tab sağdaki hücreye geçer. Yön tuşlarıyla hücreler arasında dolaşabilirsiniz. Excel’den kopyaladığınız alanları yapıştırırken sütun sırasını tablodaki sırayla aynı tutun ve yapıştırma sonrası özellikle miktar, fiyat ve KDV’yi kontrol edin. Türkçe ondalık giriş desteklenir; örneğin 125,50 yazabilirsiniz.
Toplamı kontrol edip kaydedin
Özet bölümünde Brüt toplam, İskonto, KDV, Genel toplam indirimi ve Genel toplam ayrı gösterilir. Alt bölümdeki Stok kalemi sayısı, ürün kaydına bağladığınız kalemleri gösterir. Tutar doğru olsa bile stok bağlantısı eksik olabilir; ikisini birlikte kontrol edin.
Faturayı Cariye İşle düğmesine basın. Bu düğme yalnız taslak saklamaz; fatura kaydını cariye işler. Cari içindeki fatura kaydını açıp toplamı ve durumu kontrol edin. Ürünlü kalemler için Stok Hareketleri ekranından giriş miktarını inceleyin.
Kayıt tamamlanmazsa
Tedarikçi seçimi, miktar ve fiyat gibi zorunlu bilgileri tamamlayın. Negatif birim fiyatlı ürünü normal satış kalemi gibi kaydedemezsiniz; indirim için ayrı iskonto satırı kullanın. Fatura yalnız iskonto satırlarından oluşamaz ve genel toplamı negatif olamaz.
“Fatura şu anda işleniyor” uyarısında birkaç saniye bekleyin. Sonuç belirsizse yeniden giriş yapmadan önce carideki faturaları kontrol edin. Aynı formun yinelenen gönderimi için tekrar kayıt koruması bulunur; sıfırdan yeni bir form açmak farklı bir işlem başlatır.