UBL/XML faturadan alış faturası taslağı nasıl hazırlanır?
Tedarikçi Merkezi’ndeki XML Fatura bağlantısından UBL-TR dosyasını yükleyin. Tedarikçiyi ve ürün eşleşmelerini kontrol edip Eşleşmeleri Kaydet, ardından Taslak Oluştur’u seçin. Dosya yüklenmesi tek başına cari veya stok hareketi oluşturmaz.
Doğru dosyayı kullanın
Bu işlem UBL-TR XML fatura içeriği içindir. PDF veya belge fotoğrafının otomatik okunmasıyla aynı şey değildir. Belgenin elektronik XML dosyasını temin edin; yalnız uzantıyı değiştirmek dosyayı uygun hale getirmez.
Dosyayı yükleyin
XML Fatura İçe Aktar sayfasında UBL-TR XML Dosyası alanından dosyayı seçip İçe Aktar’a basın. Dosya sınırı 10 MB’dır. Yükleme, içe aktarma ve eşleşme kaydı oluşturur; henüz ürün stoğu veya cari bakiye değişmez.
Eşleşmeleri kontrol edin
- Belgedeki tedarikçiyle seçili cari kartını karşılaştırın. Eşleşme yoksa Tedarikçi Oluştur işlemini kullanın.
- Her XML Ürün satırında barkod/SKU, miktar, birim, KDV ve toplamı kontrol edin.
- Eşleşen Ürün alanında doğru ALKUR ürününü seçin. Öneri, sizin kontrolünüzün yerine geçmez.
- Eşleşmeleri Kaydet’e basın ve eşleştirmelerin korunduğunu doğrulayın.
- Taslak Oluştur ile alış faturası taslağına geçin.
Örnekte 2 kupa × 120 TL = 240 TL mal bedeli ve 48 TL KDV bulunur; genel toplam 288 TL’dir. Eşleştirdiğiniz ürünün stok birimiyle belgedeki miktarı karşılaştırın. Satırda Birim başlığı altında gösterilen TL değeri birim fiyattır; adet veya paket gibi ölçü birimi ürün adının altında yer alır.
Eşleşme yok bıraktığınız kalem, bağlantısız fatura satırı olarak aktarılır. Bu satır faturanın toplamına katılır ama bir ürünün stoğunu artırmaz. Stok takibi yapacağınız ürünleri taslağı oluşturmadan önce eşleştirip kaydedin. Önerilen ürünün listede görünmesi tek başına kaydedilmiş eşleşme anlamına gelmez.
Taslağı cariye işleyin
Oluşan faturada miktar, fiyat, KDV, tedarikçi ve ürün bağlantılarını son kez kontrol edin. Onay veya Faturayı Cariye İşle tamamlandığında kayıt cariye ve ilgili ürün stoklarına geçer. Aynı içe aktarmadan fatura oluşturulduysa ikinci bir taslak üretmeye çalışmayın; mevcut faturayı açın.
Taslak oluşturulduktan sonra XML eşleştirme ekranında Taslak Oluştur düğmesi kapanır; Taslağı Aç bağlantısıyla mevcut faturaya dönersiniz. Taslak oluşturmak hâlâ stok veya cari hareketi yazmaz. Örnekteki 288 TL, faturayı onayladığınızda tedarikçi hesabına işlenecek tutardır.
Dosya veya tedarikçi doğrulanamıyorsa
“XML okunamadı” mesajında dosyanın gerçekten XML biçiminde olduğundan ve eksiksiz indirildiğinden emin olun. Aynı tedarikçi ve fatura numarası daha önce içe aktarılmışsa yeni dosya yüklemek yerine XML Listesi’nden önceki kaydı bulun. Tedarikçi kartı belirlenmeden veya dosyada fatura kalemi bulunmadan taslak oluşturulamaz.
Fatura Özeti’ndeki XML bağlantısı yüklediğiniz dosyayı açar. Dosyayı yalnız ilgili mağazaya erişimi ve işlem yetkisi bulunan kullanıcılar inceleyebilir; herkese açık bir belge bağlantısı değildir.
Stokta görünmeyen bir kalem varsa önce ürün eşleşmesini inceleyin. XML satırındaki adı okumak, o satırın ALKUR ürününe bağlandığını tek başına göstermez.